Kategoriat
Projektitoimintaan liittyvät näkökulmat Uncategorized

Projektipäällikkö johtajana

Antiikin viisaudet ovat saaneet uusia tulkintoja

Antiikin Kreikassa oli paljon viisaita miehiä. Eräs heistä oli Hippokrates, jonka nimiin aikamme lääkärit vannovat vieläkin. Hänen keskeinen viitekehyksensä oli näkemys neljästä elementistä, joita aikanaan kutsuttiin alkuaineiksi. Hän esitti ehkä vanhimman tunnetun piirreteorian, käyttääksemme nykyajan psykologian käyttämää termiä. Hän määritteli niiden avulla neljä temperamenttia. Nuo neljä elementtiä, maa, vesi, ilma ja tuli eivät tietenkään nykyfysiikan mukaan ole alkuaineita, mutta vastaavat kuitenkin aineen olomuotoja kiinteä, neste, kaasu ja plasma. 

Jos katsotaan noita elementtejä niiden edustamien laatujen kautta, löydetään helposti organisaatio-, johtamis- ja käyttäytymistieteellisestä kirjallisuudesta erilaisia nelikenttiä, jotka voidaan palauttaa noihin neljään laatuun. 

Projektijohtajuuden maaelementti

Johtajalla pitää olla jalat maassa, mikä suoraa viitta maaelementtiin. Tämä tarkoittaa realismia ja tosiasioiden tunnustamista. Pitää siis olla vahva perusta, jolla varmistetaan, että projektin pohja pitää. Projektipäällikön tulee tunnistaa kaikki projektin ulottuvuudet, jotta kokonaisuus on hallinnassa.

Projektipäällikkö on eräänlainen arkkitehti tai rakentaja, joka huolehtii, että projektin ”design” on kunnossa. On myös tärkeätä, että päällikkö ylläpitää valvontaa, joka on tehokasta, mutta samalla optimaalista ja joka minimoi byrokratian. Hän puuttuu asioihin mahdollisimman vähän. Päällikkö pitää huolta oikeista resursseista, mutta varoo tuhlaamasta niitä.  

Projektijohtajuuden vesielementti

Vesielementti viittaa erityisesti virtaavuuteen, eli sujuviin työprosesseihin. Näin varmistuu tulosten syntyminen eikä työskentelyssä ole turhaa ”turbulenssia”. Päällikkö samalla tasapainottaa erilaisissa ristipaineissa, mikä merkitsee rohkeutta tarttua ongelmiin viipymättä. Tämä merkitsee kykyä organisoida asioita niin, että toimivuus varmistuu. Tämä merkitsee myös kykyä analysoida, missä kohdissa prosessia on turbulenssia tai pullonkauloja.

Päällikkö luo toimintaedellytyksiä ohjaamalla palvelevasti. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että päällikkö ottaa tekijän roolin, vaan nimenomaan ohjaa. Mikäli työprosessi on sujuva, ”laminaarinen”, sen voi antaa pyöriä autonomisesti.

Projektijohtajuuden Ilmaelementti

Ilmaelementti tuo esiin erityisesti siihen liittyvän läpinäkyvyyden. Tämän vuoksi sitä kutsutaan myös valoelementiksi. Tämä liittyy työn vaatimaan informaatioon, jonka pitää välittää totuudellinen kuva tilanteesta eli olla läpinäkyvää. Informaatio on sellaista, mitä todella tarvitaan toiminnan varmistamiseen. Päällikön on syytä siivota pois roskainformaatio. 

Informaation eräs tehtävä on mahdollistaa toimiva kommunikaatio, muuten informaatio jää vain raakainformaatioksi. Informaatiokäsite ja läpinäkyvyys tulee oikeassa ilmaelementissä laajentaa käsittämään myös kyvyksi nähdä ympäristö ja tulevaisuuden visiot. Projektin tiekartta on tärkeä visioinnin kohde. Tähän voi liittyä myös kyky nähdä tulevat ongelmat tai käänteet. Tulevaisuuden valinnat ovat osa tätä visiointikykyä.

Ilmaelementti merkitsee oikein elettynä myös yrittäjämäistä omistautumista. Projektihan on luonteeltaan väliaikainen yritys, jota pitää vetää kuin omaa yritystä. Kokeiluun pitää olla valmiutta ja siihen pitää kannustaa, mikä on eräs yrittäjyyden ulottuvuus

Projektijohtajuuden tulielementti

Projektijohtajuuden tulielementti viittaa olennaisesti suhteisiin eri tahojen välillä. Näihin suhteisiin liittyy inhimillisten toimintatapojen ylläpito, jossa tarvitaan lämmintä lähestymistapaa. Siksi tulielementtiä kutsutaan myös lämpöelementiksi. 

Tulielementtiin liittyy myös jatkuvan uudistamisen periaate, jossa inhimillinen ote on tärkeä. Päällikkö toimii tarvittaessa myös porukkansa valmentajana eli voidaan puhua valmentavasta johtamisesta. 

Tulielementti merkitsee myös kykyä käsitellä tunteita rakentavasti ja yhdistää inhimilliset asiat ja kohdeasiat eli kysymyksessä yhdentäjän rooli. Tulielementti siis liittyy ihmissuhteisiin mikä merkitsee myös kykyä vuorovaikuttaa innostavasti eri suuntiin.

Tulielementin piirteet voidaan tiivistää eettisiksi kysymyksiksi. Eettisistä periaatteista pidetään kiinni.

Projektijohtajuuden viides elementti

Historiassa kerrotaan antiikin neljän elementin lisäksi viidennestä elementistä, joka on varsin abstrakti ja jolle ei ole fyysistä rinnakkaiskäsitettä. Aikanaan alkemistit etsivät sitä kuumeisesti. Kuten tiedämme, alkemistit yrittivät tehdä kultaa, mihin viides elementti ”kvintessense” liittyi.

Mitä se ”kulta” sitten on projektijohtajuudessa? Jos edellä kuvatut elementit sijoitetaan nelikenttään, voidaan viides elementti sijoittaa kuvan keskelle risteyskohtaan. Se merkitsee siis kaikkien elementtien yhteistä hallintaa. Tämä hallinta on siis koko kuvion sydämessä. Tästä nimi sydänjohtajuus. Olemme siis johtajuuden alkemisteja.

Projektijohtaja yleisjohtajana – yleisjohtaja projektijohtajana

Vähänkin suurempi projekti on vetäjälleen yleisjohdollinen tehtävä, joka muistuttaa yrityksen toimitusjohtajan tehtäviä. Siksi jokaisen yleisjohtajan on opeteltava vetämään projekteja kehittyäkseen. Jokaisella nimitettävällä yleisjohtajalla tulee olla taustallaan näyttöjä projektin tehokkaasta toteuttamisesta.

Johtajaksi voi siten kasvaa projektioppimisen keinoin. Yleisemmin on kysymys toimintaoppimisesta, jonka tehokkain muoto on projektioppiminen. 

Toimintaoppimista voi olla eri asteista. Toimintaoppimisen varsinainen ”kolmas aste” on juuri projektioppiminenjossa kohteena on todellinen projekti. Tähän todelliseen projektiin voi valmennettava johtaja liittyä kahdella eri tavalla. Voi osallistua projektiin vetäjänä. Tällöin henkilö toimii tavallaan yksin prosessissa. Hänen tehtävänsä on organisoida projekti ja luoda edellytykset sen läpivientiin ja vetää se läpi. Kysymys on siis varsinkin läpiviejyyden kehittämisestä.

Toinen tapa on viedä kokonainen johtoryhmä prosessiin. Johtoryhmä toimii projektiryhmänä. Tämäkin on hyvin tehokasta ja  haastavaa. Projektimuotoon liittyy tietenkin vaatimus, että projektin on oltava todellinen. Parhaimmillaan tilanne on silloin, jos projekti tehtäisiin joka tapauksessa tällä aikataululla.

Yleisjohtaja oppii tällaisen prosessin kautta käyttämään organisaationsa projekteja henkilöstönsä ja toimintojen kehittämiseen ja luomaan uudenlaista kulttuuria. Kun organisaatio ryhtyy suuremmassa mitassa käyttämään projektioppimista, ryhtyy koko organisaatio toimimaan uudella tavalla. Toimintatapa muuttuu luonnolliseksi osaksi organisaation toimintaa ja kehittämistä. Ennen pitkää päästään siis tilanteeseen, jossa oppiminen on jatkuvasti osana organisaation päivittäistäkin rutiinia. Oppiminen ei ole erillisasiaa, vaan olennainen osa työtä ja myöskin sen iloa.

Projektioppiminen toimii siis erittäin hyvin esimiestyön välineenä. Johtaja voi ottaa koko organisaatiossa perusotteekseen kaikista tilanteista oppimisen. Tällä tavalla esimiestyö voi monessa suhteessa helpottua. Henkilöiden oppimistavoite johtaa vähitellen yhä itsenäisempään toimintaan. Tähänhän hyvä yleisjohtaja tietenkin pyrkii. Yksi keskeinen kehittämissuunta onkin se, että jokainen esimies ottaa oman ryhmän, kuten johtoryhmän kehittämisen itselleen kuuluvaksi tehtäväksi. Pohjimmaltaan on kysymys siitä, että esimies kokee tehtäväkseen viedä väkeään eteenpäin sekä työntekijöinäettä ihmisinä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *